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Word“样式与格式” 在排版中的应用

时间:2018-01-12 10:59
来源:研究小组
作者:AgroIPM
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内容介绍

  Word的“样式与格式”功能(如图所示)在文档编排中具有非常大的优势。但是大多数朋友可能还是更习惯于使用格式刷来批量设置文本格式,这篇文章给大家介绍Word中的样式与格式的功能。

Word“样式与格式” 在排版中的应用

 
  好处一. 快速同步同级标题的格式

 

  一. 快速套用现有标题样式

1. 编辑完成后套用样式

这种方法非常类似于平时的格式刷使用,需要先将标题选中,然后再点击“样式与格式”窗格中的相应样式即可。虽然设置好样式后可以方便地快速修改同级标题格式,但要将所有同级标题从偌大的文章中找出也要花费大量的时间。那么下面要介绍的第二种方法就显得实用多了。

2. 编写文件时套用样式

这种方法可以让我们一边编写文件一边设置样式,为了加快操作效率,可以给每个样式设置一个快捷键

1) 点击“样式与格式”窗格中第一个样式后面的菜单按钮,执行“修改”命令,如图示

2) 然后在弹出的“修改样式”窗口中点击“格式”按钮→“快捷键”命令,可以设置快捷键

Word“样式与格式” 在排版中的应用


Word“样式与格式” 在排版中的应用


 二. 快速修改同级标题样式

  刚才使用的还都是Word默认的一种比较简陋的样式,如果我们对标题格式有着特殊的要求,其实也是可以自定义样式并同步更新的。

1. 手动更新同级标题

首先,按照自己的要求对标题设置一个新格式,然后再点击它所属样式的菜单钮,执行“更新以匹配选择”命令。此时您便会发现,文档中所有使用了该样式的标题(同级标题)会马上同步换成新样式。

 2. 自动更新同级标题

  而如果您觉得每次都这样手动更新太麻烦的话,Word还支持一个自动更新样式的功能,用起来更加方便。

同样,先点击样式窗格中一个样式的菜单钮,执行“修改”命令。然后,在弹出的如图所示“修改样式”窗口中勾选“自动更新”一项,点击“确定”按钮。

 Word“样式与格式” 在排版中的应用

   这时,当我们对这个级别的标题进行格式修改时,无须点击“更新以匹配选择”即可以马上将样式同步到其他标题上,操作更加方便。

  好处二. 快速在文档中定位

  Word的样式功能除了能够快速同步标题格式以外,还能借助“文档结构图”功能帮助我们在文档中迅速定位。使用方法很简单,只要点击“视图”菜单→“文档结构图”命令,那么一个类似于文章目录的窗口便出现在了画面左侧,如图所示。点击其中的标题即可快速跳转到相应的内容区,就像使用Web导航页面一样方便。
Word“样式与格式” 在排版中的应用

  好处三. 方便生成文档目录

  不过,上例的文档结构图只能在使用电脑浏览文件时方可生效,如果想让打印出来的文件也能快速查找,恐怕就只能借助于文档目录了。值得庆幸的是,如果在Word中设置了样式以后,繁琐的目录制作过程就会变得非常轻松。

一. 快速建立目录

1. 点击“插入”菜单→“插入目录”命令,弹出“目录”窗口

2. 确保窗口中“格式”一栏选择为“来自模板”,然后点击“确定”按钮

3. 此时,文章的开头便会自动生成一个目录。而且值得一提的是,这个目录除了能够直接打印出来以外,还能在通过电脑浏览文件时,用Ctrl键 + 相关目录项 来实现内容的快速跳转,效果类似于上面介绍的“文档结构图”。

   不过,可能我们也会不满意Word所默认的目录级别,这时可以由我们自已定义。点击“工具”菜单→“插入目录”命令,在“目录”窗口中选择好新的级别,然后点击“确定”按钮即可更新整个目录了。

  点击“视图”菜单→“工具栏→自定义”命令, 在弹出的窗口中再选中“插入”类别,然后从右侧窗格中找到“插入目录”菜单项,将其手动拖拽到“插入”菜单中即可。

 

  二. 快速更新目录

随着编辑的深入,有时我们可以会对文章添加或删除一些段落,这样就可能导致目录的页码与实际位置不符,此时就要利用Word的目录更新功能了。使用方法很 简单,只要先将鼠标定位于目录之中,然后右击并执行“更新域”命令,再选“更新整体目录”单选项后确定即可,这时Word会仅更新目 录中的内容,达到快速更新目录的目的。

 

  附件中的模板文件包括论文排版常用的样式,下载解压缩后双击打开即可使用。

论文写作样式模板

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